Lavorare da casa: le regole da seguire per essere produttivi e alcune cose da non fare assolutamente
Lavorare da casa è una realtà quotidiana di tantissime persone in tutto il mondo, e per quanto comporti una serie di innegabili comodità, ha anche qualche risvolto più insidioso, soprattutto per quanto riguarda il flusso di produttività che deve essere assicurato e mantenuto negli orari di lavoro.
È comodo non doversi svegliare in tempo per prepararsi, mangiare, uscire di casa e raggiungere l’ufficio, ma è anche vero che ci sono mille occasioni per distrarsi che ostacolano il raggiungimento degli stessi obiettivi che regolavano il lavoro in ufficio. Ci si deve occupare di più della casa, bisogna organizzare una postazione efficiente con tutto l’occorrente per sopperire alle attrezzature d’ufficio, probabilmente ci sono un sacco di stimoli in casa e fuori che rendono difficile concentrarsi sui propri doveri, oppure si soccombe a un senso di isolamento che affligge lo spirito.
Può quindi tornare utile avere una serie di indicazioni da seguire per regolare la propria attività in smartworking, così da raggiungere una soddisfacente produttività anche senza lavorare in ufficio, e trovare il giusto equilibrio personale anche in una situazione che rende più difficile socializzare.
La postazione di lavoro
La prima cosa da fare è trovare la stanza o l’angolo da trasformare in ufficio. Rimanere a letto o lasciarsi andare sul divano è estremamente invitante ma è anche la ricetta per il disastro. Meglio investire in una sedia comoda da piazzare ovunque si trovi la scrivania, anche se questa è ricavata in qualche angoletto. Scegliete, ove possibile, ambienti luminosi e che possano rimanere più isolati, in modo che la presenza di altre persone in casa non vi distragga più di tanto. Se la luce naturale non è sufficiente, investite in comode lampade proprio per chi passa tanto tempo di fronte al PC.
C’è chi crea un angolo studio in camera da letto, chi nel salone, chi sul balcone chiuso a veranda. Le opzioni in realtà sono diverse, ma è sempre meglio scegliere un punto da poter “lasciare” quando si smette di lavorare.
Aiutatevi poi tenendo la postazione in ordine, è una regola che vale ovunque ma mai come nel luogo in cui si lavora. E non dimenticate nemmeno di gratificarvi con qualche oggetto o decorazione che vi tiri su il morale: un soprammobile, foto incorniciate o appese, souvenirs che vi ricordano posti e persone care… Funziona qualsiasi cosa vi piaccia ed evochi sensazioni piacevoli!
Programmate la vostra attività
Poiché si lavora in isolamento, senza essere circondati dai colleghi e senza avere intorno un ambiente che ci ricorda automaticamente le varie fasi della giornata tipica di lavoro, è necessario stabilire un piano di attività, con orari fissi. Rimanere a casa quando si è abituati a stare in ufficio significa non potersi affidare alla struttura che caratterizza di solito le giornate, quindi è necessario trovarne una. Perciò non cedete all’indolenza: sebbene sia normale aver bisogno di ricaricarsi e magari fa comodo rimanere un po’ più a letto, stabilite un orario fisso per svegliarvi, in modo da sfruttare appieno la giornata.
Organizzare un programma significa anche dare le giuste priorità a tutto quello che si vuole fare oltre al lavoro. A volte si pensa che, stando a casa, si può allora portare a termine tantissime faccende, telefonate e compiti che riguardano appunto la gestione della vita domestica e non quella lavorativa. Prevedete allora degli slot di tempo per tutto quello che è urgente, ma per il resto lasciate gli orari di lavoro separati da quelli della vita di casa, stilando una lista di tutto quello che potete e dovete fare di giorno in giorno e ogni settimana, così da occuparvene metodicamente e senza dimenticare nulla. Un taccuino, un’agenda, le app del cellulare con tutte le sveglie possibili: ci sono mille modi diversi per aiutarsi a tenere il ritmo giusto e non dimenticare nulla senza incorrere in stress inutile.
Pause, movimento e burnout
Premiatevi anche con delle pause programmate sparse nell’arco della giornata: che sia per giocare col cane, fare un bucato, fare del movimento, mangiare uno snack, andare a comprare qualcosa nel supermercato vicino casa, i momenti di pausa servono per ricaricarsi. Le piccole faccende domestiche sono sempre un’ottima scusa per staccare qualche minuto senza davvero perdere tempo.
Combattete anche l’eccessiva sedentarietà ricavando momenti in cui muovervi: chi lavora da casa può trovare enorme giovamento dal seguire programmi di fitness molto leggeri e davvero fattibili online (YouTube è pieno di spunti) o tramite app. Se però non si ha voglia di ritagliare 15 minuti per fare yoga o pilates, almeno sfruttare le telefonate per passeggiare in giro per casa sarà la soluzione per sgranchirsi un po’ le gambe .
Stabilire un programma significa anche decidere che non si lavorerà oltre una certa ora: a volte si tende infatti a rimanere un po’ più a lungo di fronte al PC, per controllare email o fare ancora qualche cosa in più, visto che tanto si è a casa e magari non c’è altro da fare per quella serata. Se si tratta di occasioni eccezionali per guadagnare tempo magari durante il weekend va bene, ma cominciare a farlo spesso significa sottoporre a enorme stress il fisico, con conseguenze sul ritmo sonno-veglia, i livelli di energia e l’umore: è il cosiddetto burnout, ovvero una forma di esaurimento piuttosto insidiosa.
Non dimenticate di socializzare
Può essere più facile rimanere produttivi se ci si concede un po’ di interazione sociale con colleghi o anche amici. Serve ad evitare di sentirsi sopraffatti dall’isolamento: condividere una chiacchierata con qualcuno è davvero importante per non soccombere alla depressione che spesso deriva dal rimanere isolati in casa.
Trovate allora la persona con cui scambiare qualche battuta quando ci si sente un po’ soli, quando si vuole commentare qualcosa vista in TV, letta sui social. Sono tutti piccoli momenti di sfogo che aiutano a distendere i nervi. Questo ovviamente vale anche con i colleghi di lavoro che stanno nelle stesse condizioni a casa loro, con cui condividere qualche link, fare una breve chiamata, scambiare commenti simpatici: promuove il senso di comunità sul lavoro anche quando si è separati, e migliora di molto l’umore e l’approccio al lavoro stesso.
Sfruttate gli strumenti di comunicazione
Lasciare che tutte le comunicazione avvengano per email quando non ci si può vedere faccia a faccia con gli interlocutori abituali a volte conferisce un senso di impersonalità che non aiuta la cooperazione. Non sarà necessario avviare videochiamate ogni volta, ma ci sono tantissimi programmi di comunicazione istantanea - incluse le varie suite per le aziende - che mettono a disposizione mille strumenti utili. Condividete audio, immagini, screenshot, ovvero cercate di usare tutti i mezzi che avete per replicare quello che succede in ufficio quando si è tutti nella stessa stanza a guardare lo stesso schermo.
Ci sono stati anche studi che hanno comprovato come coinvolgere in modo più dinamico gli interlocutori sia un modo efficace per promuovere il flusso di produttività nella giornata. Addirittura c’è chi ha pensato a ordinare cibo nello stesso momento per poi condividere il pasto in diretta tra tutti i colleghi in videochiamata, replicando un po’ la situazione che si creava in pausa pranzo.
Fare tutto questo mantiene anche viva ed equilibrata la relazione di lavoro con colleghi e superiori, evitando che qualcuno si senta tagliato fuori solo perché isolato in casa.
Alimentazione
Chi non è abituato a portare il pranzo da casa deve sforzarsi di trovare i momenti della giornata o della settimana in cui pianificare anche la propria alimentazione: non si può passare troppi giorni alterando gli orari in cui mangiare in modo squilibrato oppure mangiando male (troppo poco, alimenti poco salutari che non aiutano a mantenere le giuste energie durante le ore di lavoro). Non bisogna dimenticare la colazione, anche se a volte sarebbe più invitante rimanere un po’ più a letto, né si deve soccombere agli snack compulsivi quando si è stressati o annoiati.
Quindi preparatevi i pranzi in anticipo se potete, tenete magari thermos con tè o caffè pronti sulla scrivania, così da non dover “lavorare” ai fornelli anche in pausa pranzo.
Curate il vostro aspetto
Sembra futile ma lasciarsi andare troppo all’indolenza, rimanendo in pigiama, diradando le docce, tenere i capelli in disordine troppo a lungo possono rivelarsi abitudini che rovinano la propria produttività. Sentirsi puliti e ordinati, indossando abiti comodi ma presentabili, non serve solo a far più bella figura durante le riunioni in videoconferenza, ma aiuta davvero a entrare nel mood giusto per lavorare come si deve.
Favorite la concentrazione
Finché lavorate, tenete lontano il cellulare, il tablet e il computer personale per non cedere alla tentazione di controllare tutte le notifiche e finire nel buco nero della distrazione. Se usate il vostro PC per lavorare, potrebbe essere utile aprire un account diverso per usare il sistema operativo (o anche solo nel browser) solo per lavoro.
Visto che però siete soli nella stanza, magari è il momento di aiutarvi a entrare nel flusso di produttività con la musica di sottofondo giusta: ci sono tante fasi diverse nel lavoro quotidiano, e navigare le app di streaming musicale per trovare i generi e le playlist adatte a favorire la concentrazione è una grandissima risorsa. Potreste finalmente ascoltare musica dallo stereo senza disturbare altri o indossare le cuffie senza il rischio di non sentire chiamate o notare i gesti dei colleghi, visto che tutte le notifiche di lavoro arriveranno sullo schermo di fronte a voi!
Insomma, con la giusta organizzazione si può affrontare lo smart working con l’atteggiamento giusto senza compromettere la propria produttività o l’equilibrio della vita domestica.
